Immer wieder die gleiche E-Mail in Outlook

Greift ein Kunde mit POP3 auf ein (Unix)-Postfach zu, kommt es vor, dass bestimmte E-Mails immer und immer wieder reinkommen. Auch dann, wenn die E-Mail nicht so häufig angekommen ist. Zuerst hatte ich eine besondere Header-Zeile der E-Mail in Verdacht, aber es ist ganz anders.

Hunderte von E-Mails

Der Kunde verzweifelt, weil er mit dem Löschen der E-Mails gar nicht mehr nach kommt. Immer, wenn er ins Postfach schaut, sind wieder E-Mails da.

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Über's Wochenende können tausende E-Mails auflaufen. Aber wo kommen die her?

Ein Blick ins betreffende Postfach auf Serverseite zeigt diese E-Mail nur ein paar Mal. Im Log steht ebenfalls nichts von einer Mailflut. Also kann es eigentlich gar nicht zu dem beobachteten Effekt kommen.

POP3 Defizite

Das Problem tritt nur auf, wenn das Outlook per POP3 die E-Mails abruft.

Dann aber kommen pro Abruf einige E-Mails hinzu. Und zwar genau eine Mail weniger als im Postfach liegen. Anders gesagt: Liegen im Postfach vier Exemplare der gleichen E-Mail, so fügt Outlook beim Abrufen drei Versionen hinzu.

Ganz offensichtlich hat Outlook Probleme mit der Erkennung von Dubletten. Genau genommen gibt es zwei Probleme, eins davon ist die Verarbeitung identischer Nachrichten.

Wenn man bei POP3 die Nachrichten auf dem Server belässt, holt Outlook sie jedes Mal komplett ab und prüft, ob es die Nachricht schon hat. Ist das der Fall, sortiert Outlook die Nachricht nicht ins Postfach ein.

Offenbar vergisst Outlook aber sofort, dass es die betreffende Nachricht hat. Eine wahrscheinliche Erklärung dafür ist eine Performanceoptimierung: Wenn die Nachricht angekommen ist, braucht man nicht mehr gegen die Nachricht testen und die Tests laufen schneller ab.

Kommt dann eine Nachricht mehrfach rein, werden die späteren Versionen alle als neue Nachrichten einsortiert.

Die offenkundige Lösung dieses Problems besteht darin, die Nachrichten auf dem Server unterschiedlich zu machen.

#### Duplicates
:0 whc: msgid.lock
| formail -D 8192 msgid.cache

:0 fha
| formail -R Message-ID: Old-Message-ID: -a Message-ID:

Wer mag, kann natürlich auch die Duplikate als Spam aussortieren. Das ist nur dann keine gute Idee, wenn Sammelpostfächer und nachfolgende Aufsplittungen im Spiel sind.

Überraschenderweise ist Outlook selbst Quelle von doppelten Message-IDs. Wird eine Nachricht weitergeleitet, eine Empfangsbetätigung verschickt o.ä., benutzt Outlook die Message-ID der Ursprungsnachricht weiter. Sortiert man diese Mails dann aus, stört man erheblich die Bürokommunikation.

Eine andere Quelle sind Anrufbeantworter und Scanner, die ihre Message-IDs gern in der Form <laufende-nummer@gerätename> erzeugen. Und nach jedem Einschalten wieder mit eins zu zählen beginnen ...

Andere Ursachen

Andere E-Mails werden von Outlook ebenfalls schon früh verarbeitet. So werden Kalenderobjekte oder Empfangsbestätigungen direkt bei der Annahme verarbeitet. Auch benutzerdefinierte Regeln werden schon während der Abholung ausgeführt.

In all diesen Fällen ist es wahrscheinlich, dass der Algorithmus zur Dubletten-Erkennung durcheinander gerät. Solche E-Mails werden dann bei jedem Abholen erneut behandelt und ggf. als neu einsortiert.

Als saubere Lösung bleibt nur, Outlook so zu konfigurieren, dass es die Nachrichten nach dem Abholen vom Server löscht. Damit sind alle Probleme mit einem Mal verschwunden. Oder man lässt Outlook nur noch mit einem Exchange reden.

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